H
Kiểm soát hồ sơ, tài liệu với ISO-online
Mới đây, ngày 24/6/2002, Trung tâm Năng suất Việt Nam (VPC) đã chính thức cho ra mắt , một giải pháp mới ứng dụng công nghệ thông tin nhằm phát huy hơn nữa hiệu quả hoạt động của Hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn ISO. Nhằm cung cấp thêm những thông tin hữu hiệu về giải pháp này, chúng tôi xin giới thiệu với bạn đọc bài viết của ông Nguyễn Khắc Kim, chuyên viên tư vấn giải pháp công nghệ thông tin trong quản lý của VPC.ISO-online là một hệ thống có thể kết nối tất cả các tài liệu, các kế hoạch kiểm soát trên mạng trực tuyến cho phép truy cập thật nhanh đến các hướng dẫn công việc và các biểu mẫu có liên quan bằng cách kích chuột vào biểu tượng hay đường dẫn được kết nối. đây là một giải pháp quản lý cho phép tổ chức lên kế hoạch công việc, lập các lịch công tác cụ thể, theo dõi, kiểm soát, và lưu giữ các kết quả công việc có nguồn gốc tài liệu. Hệ thống trực tuyến cũng cho phép các quy trình, các hướng dẫn và các biểu mẫu luôn sẵn có bất cứ khi nào người sử dụng nào cần hoặc đơn giản hơn là muốn tham khảo đến chúng.Các hướng dẫn công việc được đưa lên mạng và quá trình cập nhật hoàn toàn có thể thực hiện rất dễ dàng và nhanh chóng. Tại mức đầu tiên, các biểu mẫu khi dùng có thể in ra hoặc không in ra bất cứ lúc nào. Tại mức cao hơn, mạng trực tuyến sẽ hoàn toàn không dùng tới các biểu mẫu bằng giấy in.Liệu tổ chức có dám chắc được rằng mình đang có trong tay tài liệu phiên bản mới nhất? Người sử dụng sẽ được hệ thống máy tính hỗ trợ một cách đơn giản và gọn nhẹ bởi các trang Web sẽ dễ dàng kiểm soát các thay đổi. Điều này sẽ khó khăn hơn khi làm việc với một hệ thống mang nặng tính thủ công, đặc biệt khi phải tìm kiếm chính xác một cái gì đó theo yêu cầu của chuyên gia đánh giá.Bất cứ lúc nào người sử dụng truy cập vào một trang web, và in ra danh sách các tài liệu hay quy trình... công cụ sẽ hiển thị ngay lập tức ngày tháng, và người sử dụng có thể bổ sung ký hiệu "đã được soát xét", ký lên nó và lưu giữ. đối với một phiên bản mới vừa được ban hành, ta có thể đánh dấu, email hoặc đưa lên mạng cho tất cả các cộng sự và mọi người sẽ ngay lập tức nhận biết có sự thay đổi và có ngay bản copy khi cần.Tuy nhiên có một điều cần nên chú ý. đó là, không phải tất cả mọi người đều sẵn sàng chấp nhận cho một hệ thống hầu như không có giấy tờ. Một số ít người không quen làm việc với máy tính sẽ muốn nhìn thấy các công việc được thể hiện ra trên giấy, cầm trong tay một bản gốc hoặc bản sao. Cũng vậy, nhiều chuyên gia đánh giá muốn nhìn thấy chữ ký tươi cho một tài liệu hay hồ sơ đã được thông qua, do vậy hiện tại chúng ta vẫn cần phải có một số phiên bản, biểu mẫu bằng giấy để ghi lại các lần soát xét các tài liệu của chúng ta, và lưu giữ chúng như bản gốc bằng giấy. Quá trình cải tiến liên tục dẫn chúng ta đến các quá trình phê duyệt hoàn toàn sử dụng chữ ký điện tử trong một tương lai không xa. Khi mà ngày càng nhiều các công ty tham gia vào quá trình đưa lên mạng trực tuyến các hệ thống tài liệu, văn bản, các chuyên gia đánh giá cũng phải sẵn sàng hơn cho việc chấp nhận phương pháp phê duyệt văn bản sử dụng chữ ký điện tử.Các công cụ trong ISO-online cho phép thiết kế các quá trình, quy trình hệ thống, với một số quy tắc để tạo ra một đường đi tự động cho một hay một nhóm các tài liệu có liên quan chịu sự tác động của một loạt các hoạt động. Mỗi một công việc cụ thể sẽ được thực hiện trong môi trường gồm nhiều luồng công việc khác nhau tuân thủ theo các quá trình được thiết kế theo yêu cầu của tổ chức. Khi một "tập tài liệu" (có thể bao gồm một hay nhiều tệp (file) văn bản, phi văn bản ) được thực thi theo các bước công việc tuần tự, các tệp tài liệu trong tập tài liệu đó có thể sẽ được bổ sung thêm mới, sửa đổi và thông qua bởi người có thẩm quyền trong hệ thống.Một trong những ưu điểm của ISO-online là tính linh hoạt. Các quá trình có thể là một công việc đặc biệt của một nhóm làm việc hoặc là các quy trình được cấu trúc chặt chẽ với nhiều cấp phê duyệt và các thông báo, hiển thị nhắc tự động cho người nhân viên và người quản lý khi thời hạn cuối cùng sắp hết.áp dụng công cụ này, tổ chức sẽ có được một công cụ cho phép người thiết kế hầu như không phải biết đến lập trình máy tính hoặc phải có kiến thức máy tính chuyên sâu để thiết kế và thực hiện các quá trình, quy trình kinh doanh. Điều này đặc biệt giúp ích cho các nhà quản lý khả năng tự phát triển và/hoặc sửa đổi các quy trình kinh doanh của họ cho phù hợp với tình hình thực tế. Một ví dụ nhỏ, giả sử tổ chức đã có một chương trình ứng dụng cho việc kiểm soát và thực hiện theo các bước của một quy trình mua hàng hoá trên mạng máy tính. điều có thể xảy ra đó là tại thời điểm hiện tại, một đề nghị mua hàng cần phải thông qua ba lần xem xét phê duyệt, thay vì chỉ có hai lần như trước đây. Thay đổi này có thể sẽ phải cần đến một chuyên gia lập trình máy tính để bổ sung các thông tin cần thiết vào những đoạn chương trình phù hợp. Điều này có thể mất nhiều giờ, hoặc thậm chí nhiều ngày nếu như tổ chức đang trong giai đoạn phát triển với rất nhiều công việc. ISO-online sẽ loại bỏ khoảng thời gian lãng phí trên bằng cách chia người sử dụng theo các mức độ sử dụng thông tin, giúp dễ dàng cơ cấu lại theo các quá trình.Mỗi hoạt động có thể được đưa ra và thực thi bởi một người trong tổ chức, hoặc cũng có thể được tự động hoá theo các thuộc tính đã được định nghĩa cho hành động đó. Người chủ, chịu trách nhiệm đối với loại hoạt động không được tự động hoá được quyền sửa đổi các tài liệu chính yếu và các tài liệu khác trong tập tài liệu khi cần thiết. Khi một hoạt động được hoàn thành, tập tài liệu sẽ được chuyển tiếp sang bước kế tiếp, cho đến khi toàn bộ công việc được hoàn thành. Khi công việc được hoàn thành, các tài liệu liên quan sẽ được lưu trữ để tham khảo về sau này hoặc đơn giản để lập ra các báo cáo.ISO-online là chương trình cho phép người sử dụng có tham gia vào luồng công việc khả năng nhìn thấy được sơ đồ tiến trình với các bước công việc, với hàng chục các báo cáo khác nhau có thể được tự động kết xuất ra tuỳ thuộc yêu cầu, vai trò và thẩm quyền của người sử dụng.
ISO-online đem lại nhiều lợi ích hữu hiệu cho tổ chức:
Rút ngắn thời gian hoàn thành công việc
Nếu các quá trình trong tổ chức chủ yếu dựa trên giấy tờ, ISO-online có thể giúp giảm thiểu thời gian để hoàn thành các tác vụ. Các quá trình tự động hoá và các tài liệu truyền qua mạng điện tử sẽ loại bỏ hoàn toàn và tiết kiệm thời gian cho việc chuyển tài liệu bằng giấy tờ bên trong tổ chức. Thêm vào đó, các hướng dẫn và các quy tắc đường đi của mỗi một quá trình, quy trình đã được định nghĩa sẽ đảm bảo rằng các vấn đề phát sinh sẽ được sớm phát hiện; còn các quá trình lặp đi lặp lại sẽ được tự động hoá.
Nâng cao năng suất ISO-online hợp lý hoá thời gian bằng cách hỗ trợ tổ chức các công việc và đặt ra các mức ưu tiên. Người sử dụng có thể phân loại công việc của mình theo mức độ ưu tiên hoặc theo thời hạn cuối cùng, và do vậy họ có thể thực hiện trước với những công việc có tầm quan trọng hoặc nhạy cảm về mặt thời gian. ISO-online cũng cho phép lập ra các nhóm công tác, và báo cáo đến các cấp quản lý cao hơn một cách nhanh chóng, rút ngắn thời gian ra quyết định, nâng cao hiệu quả và năng suất của tổ chức.
Cải tiến việc kiểm soát quá trình và các dịch vụ liên quan đến khách hàng Khi người sử dụng phải luôn ghi nhớ các quy trình và các quy tắc, tính chất nhất quán và chất lượng công việc có thể bị ảnh hưởng ít nhiều. ISO-online là một công cụ quản lý tri thức cung cấp ngay lập tức cho người sử dụng những điều họ cần, tiêu chuẩn hoá các quá trình bên trong tổ chức nhưng vẫn rất linh hoạt cho việc bổ sung, sửa đổi và cải tiến các quá trình theo yêu cầu thực tế. Khi các quá trình trong một tổ chức được tiêu chuẩn hoá và được hoàn thành sớm hơn, các khách hàng - cả trong và ngoài tổ chức - sẽ được hưởng lợi. Các luồng công việc thậm chí có thể được thiết kế làm sao cho phép người khách hàng có thể là người bắt đầu khởi tạo ra một công việc. ISO-online là một cách thức tiết kiệm chi phí nhưng vẫn làm tăng sự thoả mãn của khách hàng.
Hợp tác hiệu quả hơn ISO-online có thể tạo nên một diễn đàn online nơi lưu trữ và chia sẻ các "kinh nghiệm thực hành tốt nhất" trong toàn tổ chức, từ đó tạo nên sự hợp tác và phát huy tốt nhất hiệu quả công việc.
Dễ sử dụng ISO-online được xây dựng trên nền tảng công nghệ Web. #iều này có nghĩa rằng các thao tác - mở và đóng các tệp và các cơ sở dữ liệu, điều hướng các tài liệu, sẽ rất quen thuộc với người sử dụng.
Sưu tầm
Mới đây, ngày 24/6/2002, Trung tâm Năng suất Việt Nam (VPC) đã chính thức cho ra mắt , một giải pháp mới ứng dụng công nghệ thông tin nhằm phát huy hơn nữa hiệu quả hoạt động của Hệ thống quản lý theo tiêu chuẩn ISO. Nhằm cung cấp thêm những thông tin hữu hiệu về giải pháp này, chúng tôi xin giới thiệu với bạn đọc bài viết của ông Nguyễn Khắc Kim, chuyên viên tư vấn giải pháp công nghệ thông tin trong quản lý của VPC.ISO-online là một hệ thống có thể kết nối tất cả các tài liệu, các kế hoạch kiểm soát trên mạng trực tuyến cho phép truy cập thật nhanh đến các hướng dẫn công việc và các biểu mẫu có liên quan bằng cách kích chuột vào biểu tượng hay đường dẫn được kết nối. đây là một giải pháp quản lý cho phép tổ chức lên kế hoạch công việc, lập các lịch công tác cụ thể, theo dõi, kiểm soát, và lưu giữ các kết quả công việc có nguồn gốc tài liệu. Hệ thống trực tuyến cũng cho phép các quy trình, các hướng dẫn và các biểu mẫu luôn sẵn có bất cứ khi nào người sử dụng nào cần hoặc đơn giản hơn là muốn tham khảo đến chúng.Các hướng dẫn công việc được đưa lên mạng và quá trình cập nhật hoàn toàn có thể thực hiện rất dễ dàng và nhanh chóng. Tại mức đầu tiên, các biểu mẫu khi dùng có thể in ra hoặc không in ra bất cứ lúc nào. Tại mức cao hơn, mạng trực tuyến sẽ hoàn toàn không dùng tới các biểu mẫu bằng giấy in.Liệu tổ chức có dám chắc được rằng mình đang có trong tay tài liệu phiên bản mới nhất? Người sử dụng sẽ được hệ thống máy tính hỗ trợ một cách đơn giản và gọn nhẹ bởi các trang Web sẽ dễ dàng kiểm soát các thay đổi. Điều này sẽ khó khăn hơn khi làm việc với một hệ thống mang nặng tính thủ công, đặc biệt khi phải tìm kiếm chính xác một cái gì đó theo yêu cầu của chuyên gia đánh giá.Bất cứ lúc nào người sử dụng truy cập vào một trang web, và in ra danh sách các tài liệu hay quy trình... công cụ sẽ hiển thị ngay lập tức ngày tháng, và người sử dụng có thể bổ sung ký hiệu "đã được soát xét", ký lên nó và lưu giữ. đối với một phiên bản mới vừa được ban hành, ta có thể đánh dấu, email hoặc đưa lên mạng cho tất cả các cộng sự và mọi người sẽ ngay lập tức nhận biết có sự thay đổi và có ngay bản copy khi cần.Tuy nhiên có một điều cần nên chú ý. đó là, không phải tất cả mọi người đều sẵn sàng chấp nhận cho một hệ thống hầu như không có giấy tờ. Một số ít người không quen làm việc với máy tính sẽ muốn nhìn thấy các công việc được thể hiện ra trên giấy, cầm trong tay một bản gốc hoặc bản sao. Cũng vậy, nhiều chuyên gia đánh giá muốn nhìn thấy chữ ký tươi cho một tài liệu hay hồ sơ đã được thông qua, do vậy hiện tại chúng ta vẫn cần phải có một số phiên bản, biểu mẫu bằng giấy để ghi lại các lần soát xét các tài liệu của chúng ta, và lưu giữ chúng như bản gốc bằng giấy. Quá trình cải tiến liên tục dẫn chúng ta đến các quá trình phê duyệt hoàn toàn sử dụng chữ ký điện tử trong một tương lai không xa. Khi mà ngày càng nhiều các công ty tham gia vào quá trình đưa lên mạng trực tuyến các hệ thống tài liệu, văn bản, các chuyên gia đánh giá cũng phải sẵn sàng hơn cho việc chấp nhận phương pháp phê duyệt văn bản sử dụng chữ ký điện tử.Các công cụ trong ISO-online cho phép thiết kế các quá trình, quy trình hệ thống, với một số quy tắc để tạo ra một đường đi tự động cho một hay một nhóm các tài liệu có liên quan chịu sự tác động của một loạt các hoạt động. Mỗi một công việc cụ thể sẽ được thực hiện trong môi trường gồm nhiều luồng công việc khác nhau tuân thủ theo các quá trình được thiết kế theo yêu cầu của tổ chức. Khi một "tập tài liệu" (có thể bao gồm một hay nhiều tệp (file) văn bản, phi văn bản ) được thực thi theo các bước công việc tuần tự, các tệp tài liệu trong tập tài liệu đó có thể sẽ được bổ sung thêm mới, sửa đổi và thông qua bởi người có thẩm quyền trong hệ thống.Một trong những ưu điểm của ISO-online là tính linh hoạt. Các quá trình có thể là một công việc đặc biệt của một nhóm làm việc hoặc là các quy trình được cấu trúc chặt chẽ với nhiều cấp phê duyệt và các thông báo, hiển thị nhắc tự động cho người nhân viên và người quản lý khi thời hạn cuối cùng sắp hết.áp dụng công cụ này, tổ chức sẽ có được một công cụ cho phép người thiết kế hầu như không phải biết đến lập trình máy tính hoặc phải có kiến thức máy tính chuyên sâu để thiết kế và thực hiện các quá trình, quy trình kinh doanh. Điều này đặc biệt giúp ích cho các nhà quản lý khả năng tự phát triển và/hoặc sửa đổi các quy trình kinh doanh của họ cho phù hợp với tình hình thực tế. Một ví dụ nhỏ, giả sử tổ chức đã có một chương trình ứng dụng cho việc kiểm soát và thực hiện theo các bước của một quy trình mua hàng hoá trên mạng máy tính. điều có thể xảy ra đó là tại thời điểm hiện tại, một đề nghị mua hàng cần phải thông qua ba lần xem xét phê duyệt, thay vì chỉ có hai lần như trước đây. Thay đổi này có thể sẽ phải cần đến một chuyên gia lập trình máy tính để bổ sung các thông tin cần thiết vào những đoạn chương trình phù hợp. Điều này có thể mất nhiều giờ, hoặc thậm chí nhiều ngày nếu như tổ chức đang trong giai đoạn phát triển với rất nhiều công việc. ISO-online sẽ loại bỏ khoảng thời gian lãng phí trên bằng cách chia người sử dụng theo các mức độ sử dụng thông tin, giúp dễ dàng cơ cấu lại theo các quá trình.Mỗi hoạt động có thể được đưa ra và thực thi bởi một người trong tổ chức, hoặc cũng có thể được tự động hoá theo các thuộc tính đã được định nghĩa cho hành động đó. Người chủ, chịu trách nhiệm đối với loại hoạt động không được tự động hoá được quyền sửa đổi các tài liệu chính yếu và các tài liệu khác trong tập tài liệu khi cần thiết. Khi một hoạt động được hoàn thành, tập tài liệu sẽ được chuyển tiếp sang bước kế tiếp, cho đến khi toàn bộ công việc được hoàn thành. Khi công việc được hoàn thành, các tài liệu liên quan sẽ được lưu trữ để tham khảo về sau này hoặc đơn giản để lập ra các báo cáo.ISO-online là chương trình cho phép người sử dụng có tham gia vào luồng công việc khả năng nhìn thấy được sơ đồ tiến trình với các bước công việc, với hàng chục các báo cáo khác nhau có thể được tự động kết xuất ra tuỳ thuộc yêu cầu, vai trò và thẩm quyền của người sử dụng.
ISO-online đem lại nhiều lợi ích hữu hiệu cho tổ chức:
Rút ngắn thời gian hoàn thành công việc
Nếu các quá trình trong tổ chức chủ yếu dựa trên giấy tờ, ISO-online có thể giúp giảm thiểu thời gian để hoàn thành các tác vụ. Các quá trình tự động hoá và các tài liệu truyền qua mạng điện tử sẽ loại bỏ hoàn toàn và tiết kiệm thời gian cho việc chuyển tài liệu bằng giấy tờ bên trong tổ chức. Thêm vào đó, các hướng dẫn và các quy tắc đường đi của mỗi một quá trình, quy trình đã được định nghĩa sẽ đảm bảo rằng các vấn đề phát sinh sẽ được sớm phát hiện; còn các quá trình lặp đi lặp lại sẽ được tự động hoá.
Nâng cao năng suất ISO-online hợp lý hoá thời gian bằng cách hỗ trợ tổ chức các công việc và đặt ra các mức ưu tiên. Người sử dụng có thể phân loại công việc của mình theo mức độ ưu tiên hoặc theo thời hạn cuối cùng, và do vậy họ có thể thực hiện trước với những công việc có tầm quan trọng hoặc nhạy cảm về mặt thời gian. ISO-online cũng cho phép lập ra các nhóm công tác, và báo cáo đến các cấp quản lý cao hơn một cách nhanh chóng, rút ngắn thời gian ra quyết định, nâng cao hiệu quả và năng suất của tổ chức.
Cải tiến việc kiểm soát quá trình và các dịch vụ liên quan đến khách hàng Khi người sử dụng phải luôn ghi nhớ các quy trình và các quy tắc, tính chất nhất quán và chất lượng công việc có thể bị ảnh hưởng ít nhiều. ISO-online là một công cụ quản lý tri thức cung cấp ngay lập tức cho người sử dụng những điều họ cần, tiêu chuẩn hoá các quá trình bên trong tổ chức nhưng vẫn rất linh hoạt cho việc bổ sung, sửa đổi và cải tiến các quá trình theo yêu cầu thực tế. Khi các quá trình trong một tổ chức được tiêu chuẩn hoá và được hoàn thành sớm hơn, các khách hàng - cả trong và ngoài tổ chức - sẽ được hưởng lợi. Các luồng công việc thậm chí có thể được thiết kế làm sao cho phép người khách hàng có thể là người bắt đầu khởi tạo ra một công việc. ISO-online là một cách thức tiết kiệm chi phí nhưng vẫn làm tăng sự thoả mãn của khách hàng.
Hợp tác hiệu quả hơn ISO-online có thể tạo nên một diễn đàn online nơi lưu trữ và chia sẻ các "kinh nghiệm thực hành tốt nhất" trong toàn tổ chức, từ đó tạo nên sự hợp tác và phát huy tốt nhất hiệu quả công việc.
Dễ sử dụng ISO-online được xây dựng trên nền tảng công nghệ Web. #iều này có nghĩa rằng các thao tác - mở và đóng các tệp và các cơ sở dữ liệu, điều hướng các tài liệu, sẽ rất quen thuộc với người sử dụng.
Sưu tầm
