Add-In A-Tools - Truy vấn (lọc), soạn thảo và quản trị dữ liệu Excel qua mạng

[Tuanktcdcn]

Xem Video

Add-In A-Tools là một công cụ (add-in) chạy trong môi trường Microsoft Excel. A-Tools có các chức năng chính sau:

Soạn thảo và quản trị dữ liệu qua mạng: Để chia sẻ tệp dữ liệu Excel cho nhiều người dùng trong mạng, nếu không có công cụ thì chỉ có một phương pháp là share full thư mục chứa file Excel đó (cách của Excel). Theo cách này, các máy trong mạng đều có thể truy cập vào copy và thậm chí xoá hẳn tệp dữ liệu này. Người chủ của tệp Excel này chỉ có thể gửi trọn cả tệp mà rất khó che dấu những sheets hay vùng dữ liệu riêng của mình. Còn các vấn đề khác như cho người dùng truy cập vào vùng dữ liệu nhưng có các quyền: chỉ đọc, soạn thảo, giới hạn bao nhiêu người được kết nối,....không thể làm được.

Với Add-In A-Tools cho phép soạn thảo và quản trị dữ liệu Excel qua mạng. Công cụ này cho phép người dùng quản trị dữ liệu Excel qua mạng một cách mạnh mẽ, có thể kết nối các bảng tính, vùng dữ liệu qua TCP/IP (không phải share full thư mục), quản trị các kết nối tới vùng dữ liệu, phân quyền cho từng nhóm người dùng, khi dữ liệu tại một máy thay đổi thì các máy khác trong mạng được cập nhật ngay lập tức (sau khoảng ~ 1 mili giây).

Truy vấn dữ liệu động trong bảng tính: Tạo bảng dữ liệu động bởi việc sử dụng các hàm với ngôn ngữ truy vấn cơ sở dữ liệu (CSDL) T-SQL. Cho phép kết nối với các CSDL bên trong và bên ngoài như Excel, Access, Foxpro, MS SQL, MySQL, Firebird,… vào bảng tính Excel. Với công cụ SQL Builder sẽ giúp người dùng tạo công thức truy vấn dữ liệu một cách dễ dàng và hiệu quả. Người dùng có thể tạo ra những báo cáo trong bảng tính Excel có độ phức tạp cao, được lọc theo nhiều điều kiện, liên kết với các nguồn dữ liệu khác nhau, đảm bảo độ chính xác, ổn định và tốc độ xử lý nhanh.

Các chức năng khác:

* Tạo công thức thống kê kết hợp với nhiều điều kiện.
* Chuyển đổi mã văn bản, số thành chữ, ….

Hỗ trợ lập trình: Ngoài giao diện người dùng, A-Tools còn hỗ trợ các hàm API và các đối tượng COM như BSNetwork để những người phát triển ứng dụng lập trình kết hợp cùng A-Tools nhằm khai thác tối đa năng lực của A-Tools, tăng sức mạnh cho ứng dụng của mình.

Giao diện menu chức năng trong Excel 2007

Minh họa về truy vấn dữ liệu động

Tạo báo cáo động bằng SQL Builder

Minh họa về tạo công thức nhanh

Mở các file Excel (cơ sở dữ liệu), tạo các vùng dữ liệu chia sẻ trong mạng
Các máy khách được cấp quyền sẽ mở những vùng dữ liệu này để soạn thảo.

Xây dựng danh sách các nhóm, người dùng được kết nối tới máy chủ
Chỉ người nào có user và password mới kết nối được vào máy chủ.

Thiết lập các quyền cho nhóm người dùng
Mỗi nhóm tuỳ vào chức trách riêng sẽ được cấp phát những quyền can thiệp công việc ở các mức độ khác nhau.

II) Chức năng của máy khách (Excel Clients)

Kết nối vào vùng dữ liệu trong mạng
Sau khi kết nối tới máy chủ thành công, người dùng sẽ mở được danh sách các vùng dữ liệu mà mình được phép kết nối. Việc có thể sửa, xoá, định dạng trong vùng tuỳ thuộc vào quyền được cấp.

Khi các máy tính kết nối vào mạng thì có thể soạn thảo chung vào một vùng dữ liệu trong máy chủ

Các bạn download phiên bản mới nhất tại đây:
A-Tools

 

[Tuanktcdcn]

Cập nhật phiên bản sửa lỗi.
v3.0.001: (19-June-2007)
- Chữa lỗi các chức năng trong menu "Lệnh", phiên bản trước không chạy.
- Thêm các cảnh báo, hỏi trước khi tạo công thức, lệnh trên vùng đã có dữ liệu.

Các bạn download theo đường link ở bài đầu tiên.

 

[Tuanktcdcn]

Đã có phiên bản mới A-Tools v3.1 cập nhật ngày 22/06/07

v3.1.001: (22-June-2007)
- Thêm tính năng cho hàm BS_SQL(SQL,[OPTIONS], cho phép tạo bảng dạng PivotTable
PivotTable trong Excel không cho phép ta tạo sổ theo các điều kiện người dùng, nhưng hàm BS_SQL thì Ok.
Để lập báo cáo dạng trên ta dùng hàm
ValuesToColumns(ColumnName,Func,ColumnCalc)
ColumnName: Tên cột mà các giá trị làm tiêu thức để tính
Func: Tên hàm dùng để tính
ColumnCalc:Tên cột được tính giá trị theo hàm khai báo ở Func

Bạn hãy mở file Examble.xls để làm các ví dụ dưới đây.

Ví dụ1: Lập bảng tổng hợp đối ứng TKNO và TKCO
=BS_SQL("SELECT NOTK, ValuesToColumns(COTK,SUM,TTIEN) FROM NKC GROUP BY NOTK")
Ví dụ2: Lập bảng tập hợp chi phí theo các tài khoản
=BS_SQL("SELECT NOTK, ValuesToColumns(COTK,SUM,TTIEN) FROM NKC WHERE NOTK LIKE '6%' OR NOTK LIKE '8%' GROUP BY NOTK")

- Hàm BS_Table(select_list,table_source[,search_condition] [,Options]
Ý nghĩa tương tự như hàm BS_SQL
Tham số "select_list" chính là tham số sau mệnh đề SELECT của đối só SQL trong hàm BS_SQL.
Hàm này được thiết kế nhằm tăng tiện dụng cho người dùng.


Các bạn có thể download tại trang/bài đầu tiên.

 

[Tuanktcdcn]

 

[dragon76]

Sao mình thử tạo bảng đối ứng bằng công thức có sử dụng công thức mãng nhưng chưa được
=BS_SQL("SELECT TKNO, ValuesToColumns(TKCO,SUM,STVN) FROM ctu2007! GROUP BY TKNO")
Ông xem giúp cú pháp có gì sai ko?? Thanks

 

[Tuanktcdcn]

Sao mình thử tạo bảng đối ứng bằng công thức có sử dụng công thức mãng nhưng chưa được
=BS_SQL("SELECT TKNO, ValuesToColumns(TKCO,SUM,STVN) FROM ctu2007! GROUP BY TKNO")
Ông xem giúp cú pháp có gì sai ko?? Thanks

Bạn xem lại những phần tôi nghi vấn đây:

=BS_SQL("SELECT TKNO, ValuesToColumns(TKCO,SUM,STVN) FROM ctu2007! GROUP BY TKNO")

ctu2007! là gì?, tham số sau FROM phải là tên của sổ. Để tạo tên, bạn bôi đen cả bảng (có cả dòng tiêu đề), nhấn CTRL+F3 và đặt tên cho nó, nhấn nút "Add" hoặc "Ok" để hoàn thành.

 

[dragon76]

Minh đã thực hiện theo chỉ dẫn của ông nhưng công thức vẫn không chạy. tôi đã tạo tên Ctu2007( bằng cách chọn toàn bộ bảng NKC 2007 chọn Insert-Name-Create) à chạy công thức dạng mãng nhưng vẫn báo lỗi N/A

 

[Tuanktcdcn]

Hướng dẫn tạo Name--Định nghĩa Table

Minh đã thực hiện theo chỉ dẫn của ông nhưng công thức vẫn không chạy. tôi đã tạo tên Ctu2007( bằng cách chọn toàn bộ bảng NKC 2007 chọn Insert-Name-Create) à chạy công thức dạng mãng nhưng vẫn báo lỗi N/A

Bạn đặt tên bị sai. Phải là Insert->Name->Define (không phải là Create)

Bạn làm theo hướng dẫn dưới đây

Tạo tên xong, ông save và đóng file lại, sau đó mở lại là Ok (Vì là lần đầu tiên tạo Name)






..

 

[dragon76]

=BS_SQL("SELECT TKNO, ValuesToColumns(TKCO,SUM,STVN) FROM ctu2007 GROUP BY TKNO"), công thức mình đã sử dụng trong đó TKNO, TKCO,STVN la các tên của những feild name trong NKC ctu2007, và ctu2007 mình cũng tạo bằng cách Define mà ông đã hường dẫn rất kỹ bằng hình ảnh, minh đã chạy công thức trên bằng công thức mãng như vô hiệu, hay ông cho email đi, tui sẽ gửi cho ong Sheet 2007 và công thức của tôi để ông xem hộ xem tôi sai ở chổ nào. Cám ơn nhiều:friend:

 

[Tuanktcdcn]

Ông gửi vào tuanktcdcn@yahoo.com cho tôi nhé!

 

[Tuanktcdcn]

Tôi đã xem CSDL của bạn và phát hiện ra lỗi.
Hai cột TKNO và TKCO của bạn định dạng chưa đồng nhất về dạng TEXT.Tôi đã định dạng lại về dạng TEXT là Ok.

(Bạn tham khảo file Examble.xls trong bộ cài đặt, có nhiều ví dụ lập sổ kế toán trong đó, bạn chỉ cần copy và thay đổi tên cột cho đúng là được.)

Chúc bạn thành công.



..

 

[Tuanktcdcn]

v3.1.003: (26-June-2007)
Chữa lỗi trong hàm BS_USD, chữ milion đổi thành million.
Sửa trong hàm BS_VND, bỏ dấu phảy (,) ngăn cách.
Sửa, thêm chức năng "Công thức\Tạo công thức": Tăng tính chính xác, thêm các hàm tính MAX, MIN, VAR, STDEV,...
Thêm chức năng "Chuyển giá trị Số thành Văn bản.
­
Tạo công thức thông minh

Download tại trang đầu

 

[dragon76]

Ông làm việc rất Pro, tôi đã download và sử dụng thử phiên bản mới của ông và đang nghiên cứu sử dụng các hàm khác , nhưng công cụ này chỉ cho sài thử thôi à???

 

[Tuanktcdcn]

Ông làm việc rất Pro, tôi đã download và sử dụng thử phiên bản mới của ông và đang nghiên cứu sử dụng các hàm khác , nhưng công cụ này chỉ cho sài thử thôi à???

Cảm ơn sự góp ý của ông!
Phiên bản này cho phép dùng trong năm 2007, sang năm 2008 download lại là Ok. Lý do tôi chỉ để trong năm 2007 vì còn phải sửa và chỉnh chu, thật hoàn thiện (phiên bản hiện tại vẫn để ở dạng trial, mặc dù đã tương đối ổn.).
Tôi rất mong nhận được sự góp ý của ông!

 

[Tuanktcdcn]

v3.1.004: (28-June-2007)
+ Thêm hàm FieldIf trong khai báo SQL
FieldIf(search_condition,ValueTrue,[ValueFalse],[Func])
search_condition: Là biểu thức logic, cách dùng như sau mệnh đề WHERE
Func: Tên hàm dùng để tính
ValueTrue:Là giá trị nếu kết quả của search_condition là đúng (True), ValueTrue có thể là tên cột trong table_source.
ValueFalse:Là giá trị nếu kết quả của search_condition là sai (False), ValueFalse có thể là tên cột trong table_source.
Func: Tên hàm dùng để tính
Các tham số trong ngoặc vuông ([ ]) có thể bỏ qua.
Hàm FieldIf cho phép lồng nhau. Ví dụ FieldIf(A=B,'AB',FieldIf(A=C,'AC',FieldIf(C=B,'BC',''))).
Dùng FieldIf tương tự như hàm IF của Excel hoặc hàm IIF trong các ngôn ngữ khác.
+ Sửa hàm ValuesToColumns(ColumnName,Func,ColumnCalc,[FormatDate]) :
- Thêm tham số tuỳ chọn ([ ]) thứ 4 là [FormatDate], sử dụng trong trường hợp dữ liệu nguồn về ngày tháng không phải dạng "mm/dd/yy"
thì cần phải khai báo là mm/dd/yy.
- Đảm bảo tính tương thích với các loại CSDL, như là SQLServer (phiên bản 3.1.003 về trước, hàm này không tương thích)
- ColumnName, cho phép là các trường kiểu Date, Namber, Text. (Phiên bản cũ chỉ thực hiện với trường kiểu Text - ký tự/văn bản.)

Bạn hãy mở file Examble.xls để xem các ví dụ 21,22,23,24,25. Minh hoạ tại sheet "N-X-T"

Download tại trang đầu

 

[Tuanktcdcn]

Hướng dẫn sử dụng A-Tools

Các bạn quan tâm A-Tools có thể xem hướng dẫn chi tiết tại đây.
http://www.bluesofts.net/Products/AddIns/A-Tools/Help/Help.htm

Phiên bản 3.1.004 cập nhật ngày 09/07/07 có đầy đủ hướng sử dụng kèm theo. Các bạn có thể download tại trang đầu.

 

[Tuanktcdcn]

A-Tools phiên bản mới 3.1.005, cập nhật ngày 28/07/07.

+ Sửa lỗi: Khi Excel chưa mở, phải nhấp đúp lần thứ hai trên file mới mở được (lỗi này có trong các phiên bản từ 3.1.004 về trước),
phiên bản 3.1.005 đã sửa lỗi này.
+ Sửa lỗi: Trong Excel, nếu vào menu Tools->Addins gỡ bỏ A-Tools sẽ bị treo máy (lỗi này có trong các phiên bản từ 3.1.004 về trước),
phiên bản 3.1.005 đã sửa lỗi này.
+ Nâng cấp: Tăng tốc độ khởi động A-Tools lên nhiều lần.

Download A-Tools

 

[Tuanktcdcn]

A-Tools v3.1.007

A-Tools phiên bản mới 3.1.007, cập nhật ngày 06/08/07.

Các thông tin về phiên bản mới có trong bộ cài, file "WhatsNew.txt"


Download tại đây.

 

[Tuanktcdcn]

A-Tools phiên bản mới 3.1.008, cập nhật ngày 18/08/07

A-Tools phiên bản mới 3.1.008, cập nhật ngày 18/08/07.

+ Sửa lỗi: Chuyển mã từ Unicode -> VNI
Chuyển mã từ VNI -> Unicode (phiên bản cũ bị lỗi khi viết chữ hoa có dấu)
Chuyển mã từ VNI -> TCVN3

+ Nâng cấp: Tăng tốc độ chuyển mã văn bản, thông báo trạng thái chuyển mã dươí StatusBar.

+ Sửa lỗi: Lỗi tạo DBKEY với CSDL là MS SQLServer, khi nguời dùng tick bỏ "Cơ chế truy cập WINDOWS NT",
có nghĩa là truy cập theo cơ chế của SQLServer, người dùng không vào được User ID và Password.

+ Sửa: Giao diện cửa sổ "Thiết lập CSDL - DBKEY", thay đổi nút CheckBox [ ] "Cơ chế truy cập WINDOWS NT" thành hai nút Optionbutton
( ) "Cơ chế truy cập WINDOWS NT"
( ) "Cơ chế truy cập SQL Server"
Giao diện này xuất hiện khi chọn nút "Thêm CSDL", "Sửa DBKEY" với CSDL là SQL Server

+ Sửa: Khi cài đặt, A-Tools sẽ tự chỉnh Unikey với tùy chọn "Sử dụng clipboard cho Unicode" được tick (chọn).
Việc thiết lập trên đảm bảo sự tương thích giữa A-Tools với phần mềm bộ gõ Unikey khi gõ chuỗi Unicode có dấu.
Cảm ơn bạn Trần Thanh Phong - "ttphong2007" trên www.giaiphapexcel.com về sự chỉ dẫn sửa trong Unikey.

+ Sửa lỗi : Các máy nếu cài ASAP Utilities và A-Tools khi thoát Excel sẽ thông báo lỗi. Phiên bản v3.1.008 đã sửa, xử lý tránh tranh chấp.


Cảm ơn các thành viên trên trang web www.giaiphapexcel.com đã phát hiện và thông báo cho tác giả các lỗi trên.


Các bạn có thể download tại đây.

 

[n3452323]

Cảm ơn sự góp ý của ông!
Phiên bản này cho phép dùng trong năm 2007, sang năm 2008 download lại là Ok. Lý do tôi chỉ để trong năm 2007 vì còn phải sửa và chỉnh chu, thật hoàn thiện (phiên bản hiện tại vẫn để ở dạng trial, mặc dù đã tương đối ổn.).
Tôi rất mong nhận được sự góp ý của ông!

Liệu sau này A-Tool này anh sẽ cung cấp free hay sẽ thương mại hóa.
Tôi mới tải về và sử dụng cho công việc của mình rất tốt, đang muốn áp dụng cho công việc của năm 2008 mà nghe vậy phân vân quá, chỉ sợ khi dồn sức thiết kế xong mà anh không cung cấp free nữa thì chết !

Anh có thể cho tôi một phần trong đó được không ? Tôi cần sử dụng hàm BS_SQL để trích xuất 1 mảng dữ liệu thỏa nhiều điều kiện trong NKC để báo cáo. nếu được thì quá yên tam để bắt tay vào chuẩn bị cho công viẹc của năm mới.

Dù sao ơn anh đã chia sẻ một bộ công cụ hữu ích.